SharePoint Online
導入支援サービス
ユニフェイスはMicrosoft社「SharePoint Online」の
構築・移行が得意なシステムエンジニアリング企業です。
社内ポータルの構築、ファイルサーバーの移行、独自機能の追加、
Microsoft 365のリセラー（代理店）割引もご利用いただけます。
SharePoint Onlineは、Microsoft 365で提供されているビジネス・プラットフォームで、すでにMicrosoft 365のライセンスを導入している企業なら、追加ライセンス費用なしでご利用頂けます。
また、社内の機密情報を扱う上でも、Microsoft社が提供する最新のセキュリティが受けられるうえ、グループごとのアクセス権限をコントロールできるため、組織内の人や業務を円滑にコラボレーションすることができるツールとして注目を集めています。
SharePoint Onlineは、ポータルサイトやチームサイトによるリアルタイムな情報共有、Officeツールとの連携、ドキュメントの一括管理や共同編集といったファイルサーバー機能、ワークフローの電子化など、多岐にわたる活用方法があります。
社内ポータルサイトで情報を一元化
社内ポータルサイト
SharePoint Onlineのサイト作成機能を利用すれば、専門的なWEBコーディング技術がなくても社内ポータルや部門別チームサイト等を作成・運営することができます。社内ポータルに情報を集約することで、全社、部署間での情報共有、ディスカッション、データ共有や手続きのオンライン化など、SharePoint Onlineで共有・一括管理。進捗の見える化と業務効率の改善が期待できます。
部署別、プロジェクトごとのチームサイトで業務効率アップ
チームサイト
SharePoint Onlineのチームサイトは、サイトごとにアクセス権限を設定でき、部署やプロジェクトごとのチームサイトを起点に効率的な情報共有・共同作業が行えます。例えば、部署やプロジェクトごとにドキュメントを共有・同時編集をしたり、スケジュール管理や進捗の共有、Teamsとの連携や、ディスカッション・フォーラム、グループチャットなどを利用してメンバー同士の円滑なコラボレーションも期待することができます。
Microsoft Officeツールとの連携
Office 連携・データ管理
SharePoint Onlineは、WordやExcel、PowerPointなどのドキュメントを直接閲覧・編集できるだけではなく、ドキュメント・ライブラリというフォルダ構造の中にそれらを保存して管理できるのも特長です。ドキュメント・ライブラリは、ファイルのバージョン管理も可能で、複数のユーザーによるドキュメント編集中の変更履歴を追跡したり、以前のバージョンに戻すこともできます。また、サイトやドキュメントライブラリごとにアクセス権を設定できるのでセキュリティ面も確保できます。
業務上の様々なデータを一括管理
ファイルサーバー・検索機能
SharePoint Onlineは、ファイルサーバーの代わりとしても活用でき、企業内の様々なデータファイルを統合的に管理できる非常に優秀なプラットフォームです。検索機能も優秀で検索バーにキーワードを入力すれば、関連するドキュメントやページ、テキスト全文検索やメタデータ、リスト項目などを瞬時に検索できます。検索結果は特定のカテゴリ、作成日、更新日、作成者などの要素に基づいて絞り込むことができ、アクセス権がない情報は検索結果から除外されます。
稟議・決済・申請・承認の電子化
紙からDXへ
SharePoint Onlineを活用すれば、申請手続きのプロセスを電子化することができます。紙ベースの手続きと比較して、書類の印刷や保管にかかる手間とコスト削減はもちろんですが、関係者への自動通知によるヒューマンエラーの回避や手続きの迅速化、出張先やリモートワークからの手続きなど、業務効率の改善と働き方改革の推進に効果的です。また、機密性の高い申請書などは関係者のみがアクセスできるように制限し、情報漏洩を防止できます。
Microsoft Teamsとの連携
Teams 連携
SharePoint OnlineとTeamsは密接に連携できるのも魅力です。Teams側で新しいチームを作成するとSharePoint側に関連するチームサイトが自動的に作成され、ファイルの管理やドキュメント共有が一体となります。Teamsでグループチャットやビデオ会議をしながら、SharePoint上のあらゆる情報やドキュメントをタブに表示したり、そのまま編集・保存することができます。
テレワークの推進
テレワーク
SharePoint Onlineで一元管理されたドキュメントは、社外からでもインターネットに接続されたデバイスでアクセスし、閲覧や編集をすることができます。さらに、Teamsではビデオ会議やチャットツールを使うなど、オフィスにいなくてもプロジェクトの進行や意見交換をスムーズに行うことができます。
スケジュールの共有
カレンダー機能
SharePoint Onlineのカレンダー機能を活用すれば、共有範囲やアクセス権限を設定できるスケジュール帳を適切なメンバー同士でリアルタイムに共有。関連するユーザーへの自動通知や、リマインダー通知機能もあります。また、カレンダーは社内ポータルやチームサイトに掲載することも可能で、会議時間の調整、休暇やテレワークの予定など、スケジュールの把握にも便利です。
社内Wikiで知識の属人化を避ける
属人化の対策
SharePoint Onlineには、WEBコーディングの技術がなくてもWEBページを作る機能があります。この機能を活用して、社内Wikiペディアのようなページを充実させることで、これまでは「社内熟練度」に頼っていた業務における知識や経験、用語などを社内で共有し、属人化を避けることができます。
売上進捗・在庫表・名簿等の共有
リスト機能・フォーム機能
SharePoint Onlineのリスト機能を使って、顧客リストや社員名簿、フォーム機能によるアンケート集計結果などを安全に管理することができます。また、売上の進捗状況や在庫表などのリストデータをSharePoint上で共有できるため、タイムラグのないリアルタイムな情報共有を安全に行うことができます。
セキュリティ強化
セキュリティ対策
SharePoint Onlineでは、グループに対して個別のアクセス権を設定できます。重要な機密を特定の従業員に限定することで、情報漏洩を予防します。また、Microsoftによる最新のセキュリティ対策とデータ送受信の暗号化により、外部からの不正アクセスに対してもデータのセキュリティを強化します。
いかがでしたか？
このように、SharePoint Onlineは業務効率や働き方の改善に効果的なプラットフォームです。
ユニフェイスは国内でも数少ないSharePoint Onlineの構築・カスタマイズが得意な企業です。
スタートの要件定義から、設計、構築・開発、ゴールの導入・テストまで、しっかりサポートいたします。
ヒアリング
現状の問題点やご要望をお聞かせください
現在、社内でどのようなシステムが稼働をしていて、SharePointを導入してどのような業務改善をご要望か、また、潜在的にどのような課題があるのかなどをお聞かせください。当社の中核エンジニアも交えて丁寧にヒアリングをさせて頂きます。
- 現在ご利用中の社内ポータルやシステム、稼働中の社内サーバーやデータベースについて
- 社内ポータルやチームサイト、その他の機能に求めること
- Microsoft 365やその他製品のご利用（ライセンス）状況
- 運用開始までのスケジュール、ご予算についてのご要望
調査・検討・企画
お客様にとっての最適解を考え抜きます
ヒアリングさせて頂いたご要望や、現在のシステム状況をもとに、調査や技術的な検証を行い、お客様に最適な要件を固めていきます。
- 社内ポータルやチームサイトの規模や必要なメニュー構成について
- ユーザー数やアカウント権限の種類、範囲などの策定
- カスタマイズや追加する機能の選定、技術検証
- Power Apps や Power Automate との連携の有無
導入計画のご提案・お見積り
お客様に最適なSharePointをご提案
お客様に最適なSharePointの導入計画をご提案させて頂きます。
- 社内ポータルに必要なメニュー構成、デザインやレイアウトの提案
- チームサイトや独自機能の提案、有益なコンテンツの提案、ワークフロー改善の提案
- 既存システムとの連携、データベースの構築や移行、サーバーのクラウド化の有無など
- Microsoft ライセンスの種類や数量、導入後の運用方法やランニングコストなどのご案内
- 開発期間のスケジュールと、導入や移行の段取り、費用のお見積り
ご契約
テスト環境での設計・開発
随時試用して頂き、フィードバックを重ねます
ご契約を頂きましたら、テスト環境を構築しての設計・開発をスタート！
随時、プロトタイプ段階での試用をして頂き、フィードバックと修正を入れていきます。
- 基本設計（社内ポータル、チームサイト、コンテンツ、ドキュメント、運用方法）
- 画面設計（各サイトのデザインやレイアウトなど）
- 既存システムとの連携をテスト、独自機能の開発
- データベースの構築や移行準備、クラウド環境への移行などの準備
本番環境での構築・展開
運用トレーニング
業務に支障の少ない移行方法を心掛けます
テスト環境での開発が進み、仕様が固まってきたところで、本番環境を使っての構築・展開へと進みます。同時に、SharePoint導入後の運用や保守についてのトレーニングを実施させて頂きます。
- SharePointの実装（社内ポータル、チームサイト、コンテンツ、ドキュメント）
- 全ユーザー分のアカウント発行、アクセス権限などの設定
- データベースの構築・移行、クラウド化、既存システムとの連携などを実施
- 各種修正、デバック対応、運用後の保守やトレーニングなど
運用スタート・保守サービス
SharePointの運用が始まり、社内のシステムやワークフローが変わったことで、一時的に慣れるまでの時間が掛かったり、問い合わせが増えたりします。必要に応じて、専門のヘルプデスクの設置や、保守サービスのお手伝いをさせて頂きます。
- サービスやシステム（サーバー・ネットワーク機器など）の保守サービス
- 技術的な問い合わせ対応
- ヘルプデスク
